如今中型单位平均每年在业务管理活动中产生的各类文档约2万个,这些包括方案合同、设计图纸、实施计划、统计报表、分析报告等方方面面的文档在各职能部门流转中充当业务协作的信息载体,作为企事业单位运转的信息资源,它们往往也记录了经营管理中的核心机密。
业务文档碎片化存储,极大影响了团队的工作效率。同时,由于工作方式过度依赖互联网上的开放服务,并随意地存储于第三方开放服务平台,给政企部门的无形资产带来了严重的安全隐患。
01
存储碎片化 文档易流失
政企单位每天产生大量的公文、计划、方案、报表、合同、图纸等业务文档,却零碎地存放在员工的个人电脑中,不仅查找困难,随时面临电脑损坏、病毒攻击、员工离职等意外导致损毁,造成无形资产流失,工作延续性差,甚至业务进程受阻。
02
资料查找难 协作效率低
调阅文档必须向同事索取,若同事外出只能耐心等待。文档常常在多人间用微信/邮件来回发、反复改,导致版本混乱。无序的协作模式严重影响了团队的效率。同时,文档碎片化的存储方式,难以实现真正的移动办公。
03
分享不可控 传播不留痕
大家通过微信、U盘、邮件将单位内部的政务文书、科研数据、技术成果、商业机密等敏感信息随意分发、复制。甚至存储于免费的网盘中,不仅极易导致信息泄密,而且由于追踪溯源非常困难,导致事后难以问责。
04
内外网隔离 外出办公难
根据国家互联网保密管理的规定要求,政府及央企内外网实现物理隔离,导致内业与外勤之间的文件交换只能通过光盘、U 盘来进行。不仅操作非常繁琐,且没有拷贝记录,外出办公也无法获取办公电脑中的文件,影响了工作的连续性。
DataShare云盘系统实现的价值
大安全---集中管理, 防止外泄
DataShare云盘系统将分散在员工电脑中的业务文件加密存储于私有服务器,无论电脑损坏、病毒入侵、岗位变动,恶意删除都可以快速恢复。拥有防下载、防复制功能,防止文件通过微信、邮件随意分发,确保敏感信息分享可控、全程审计。
强协作---在线编辑、流转分享
DataShare云盘系统通过全文检索、在线预览、多人编辑、 变动提醒、历史版本、共享外链、工作流、标签、评论、催办等十多项功能,彻底改变“QQ+Email+U 盘”无序混乱的协作状态,为单位打造更便捷、高效的文档强协作平台。
轻移动---内外互通、远程办公
DataShare云盘系统通过安全沙箱、隔离网闸等内外网安全交换技术,配合Windows、 Android、iOS 等多平台的客户端,实现在外网对单位内网文件的访问,随时随地可预览、编辑、分享单位办公电脑中的文档,实现真正的移动办公。
全集成---单点登陆、系统对接
DataShare云盘系统提供 API、SDK 接口,支持 AD 域集成,钉钉、微信、OA、邮件等第三方系统的账号同步、单点登陆,文件一键分享至 APP,并允许第三方 APP 直接存取云盘中的文件。提供二次开发定制服务,满足个性化的功能需求。
想了解企业级云盘浪擎DataShare的更多信息?欢迎拨打热线电话:400-017-3338。