文档管理现状分析
随着无纸化办公的高速发展,电子文档迅速在政府、企业管理中普及,其数量也以惊人的速度增长。根据 IDC 国际权威调查机构 2018 年统计的数据显示,我国全年生成电子文档数量达 32 亿份,总量约为 1800TB。
同时,调查也揭露出一个令人吃惊的现象。单位中不足 20%的文档存储在 FTP、NAS或共享文件夹中分享,此类存储技术老旧,存在严重的安全隐患;其他超过 80%的电子文档则零散地分布在员工的个人电脑里,敏感的业务文档被通过“微信+Email+U 盘” 方式随意转发、复制。
业务文档碎片化存储,同事间零散地、无序地、重复地的协作模式,不仅影响了团队的工作效率。同时,由于工作方式过度依赖互联网上的开放服务,将技术、政商等业务信息通过未设置任何保护措施的公网传输,并随意地存储于第三方开放服务平台,给政企部门的无形资产带来了严重的安全隐患。
安全稳定的DataShare云盘系统
目前,市场上绝大多数的类似产品基于相对松散的个人网盘技术架构实现,功能停留于简单的分享型网盘阶段,在复杂政企协作环境中暴露出无法弥补的设计短板。
DataShare云盘系统将产品定位于政企环境的非结构化数据中心层面,在底层架构上具有强协作、高安全的特性,不仅功能设计能满足政企团队严苛的安全协作需求,在与第三方系统集成整合上也有先天优势。
DataShare云盘系统5大优势
01 高效异步虚拟盘
大多数网盘均采用同步分享技术,当文档变动时将其推送给所有用户。在文件数量巨大、变动频繁、人员众多的企业环境中,会导致磁盘占用高、网络阻塞、服务器过载等问题,严重影响协作效率。
DataShare云盘系统特有的虚拟盘采用异步分享技术完美解决这些问题,无需等待漫长的同步过程。与同类产品的同步分享机制相比,具有文件更新效率高、硬盘空间占用少、网络带宽占用低的特点,协作效率优于市场上的同步网盘。
02 文档保护防复制
市场上主流的网盘将文件直接存储到硬盘中,文件不经加密,任何人都能轻易访问,存在重大的安全隐患。而DataShare云盘系统将文件下载后,先进行 256 位高强度加密,再缓存到电脑中,必须通过密码还原,即使办公电脑被别人打开,也无法窃取任何敏感信息。同时,电脑客户端数据缓存实现关机自动清空,不留下任何使用痕迹。电脑若不慎丢失,用户可以远程一键清除遗留在设备上的所有数据。
DataShare云盘系统独有防复制沙箱保护机制,在客户端打开云端的文件,均无法另存为副本。单向剪贴板功能,可以控制编辑云端文件时,允许将外部文件的内容复制、粘贴到云端文件中,反之,将云端文件复制到外部文件中,将被禁止操作。同时,DataShare云盘系统客户端可以阻止非法用户的截屏、打印操作,全面封堵了企业内部敏感外泄的外泄通道,最大限度地保护企业无形资产的安全。
03 微信/邮箱文件抓取
微信、QQ 已经成为我们日常生活中不可缺少的社交工具,大家都常常利用它们来传递文件。当这些接收到的文件需要转存到电脑保存,或做二次修改处理时,会非常麻烦。
DataShare云盘系统可以将微信、QQ、钉钉等常用社交软件接收到的文件自动抓取,存储到个人的云盘空间中。用户可以在其他的电脑、手机中看到所有的此类文件,不像保存在微信中那样容易丢失。
DataShare云盘系统可以自动连接多个邮箱检查邮件,在新邮件到达的发送提醒。同一联系人发来邮件的附件均集中保存到同一目录下。快速查找文件,支持按文件名、时间、类型等组合查询。
04 集成 IM 即时通讯
将云盘的文档进行外部分享时,往往需要先将文档生成外链,再将外链通过 QQ、邮件等软件发送给他人。不仅操作十分麻烦,而且无法了解接收人是否已经收到,是否已经查看了这些文件,分享的文件也无法直接修改回传给发送人。
DataShare云盘系统自带即时通讯 IM,可以完美解决上述问题。将文件直接拖拽到 IM 中即可发送给对方,支持在线编辑,可直接打开文件编辑保存,对方将接收到消息提醒,并同步获得最新修改的版本。
针对团队协作的特点,DataShare云盘系统设计了接收状态,可以及时了解文件、聊天内容是否已被对方阅读;聊天记录永久保存,可为事后问责提供依据。另一方面,DataShare云盘系统 IM可以完全脱离外网,在内网独立运行,避免了社交软件的干扰,创造纯净、高效率的工作环境。
05 独有文档协作流程
团队协作需要将项目文档在多个环节间流转,目前,都以人工发送文件,并相互提醒、催促的方式进行协作,这种碎片化的协作方式不仅效率低下,往往还因遗忘、文档丢失导致项目延期、推诿扯皮。
针对大量文档流转的需求,DataShare云盘系统开发了文档工作流模块,独家提供云盘工作流模块。可根据具体业务自定义工作流程,节点负责人,将项目文档在多个部门间按预定流程流转、协作。
可灵活控制每一个节点对文档的可见性及操作权限全程支持在线编辑。对节点负责人推送待办提醒,并提供了 APP,全面支持移动办公。
关于企业级云盘浪擎DataShare,下周还将进行更加深入的分析,敬请期待。如有其他问题,欢迎拨打热线电话:400-017-3338。